準備知識

Office 是美國微軟公司發行的應用程式，經過多年來的發展演進，也有了多個版本。每個人學習 Office 的歷程皆有所不同，傳授的講師、參考的書籍...不盡相同，很多功能、選單是翻譯名詞，有些有約定俗成的標準，有些則各自翻譯。本文所使用的名詞儘量依照微軟公司的線上解說文件相同，在首次提到該名詞時，也儘量提示原文以供參考。

範例中的圖形採自 Office 2010 版本，若您使用的是 Office 2003/2007，可能會有很大的差異。這個差異是因為微軟公司對 Offcie 2010 版本大幅改變選單與工具列所致。如果您使用的是 Office 2003/2007 版本，請向作者反應，希望在有限的時間內，可以製作類似文件予 Office 2003/2007 的使用者參考。

目錄/資料夾、檔案/文件

在文章中，經常會用到以下名詞，特別定義。

• 資料夾 (File Folder)：磁碟中存放檔案 (File) 或其他資料夾的空間
• 目錄 (Directory)：意同資料夾，在 Mac OS X 及 Linux 上稱為目錄
• 檔案 (File)：當文件儲存在磁碟中的時候，我們稱它為「檔案」。通常還沒有以應用程式開啟時，我們稱它為「檔案」。
• 文件 (Document)：當文件以應用程式開啟後，呈現在應用程式視窗中的內容，我們稱它為「文件」，文件不僅指 Word 建立的檔案，也用來稱呼 Excel, PowerPoint 所建立的檔案。開啟的 Excel 文件也可以稱「活頁簿」(Spread Book)；開啟的 PowerPoint 文件可以稱為「簡報」(Presentation)。

本文使用的文字範例

• 粗體字：重要名詞初次提及時。例如：儲存格(Cell) 是資料輸入的最基本單位
• 斜體字：補充說明的段落，以斜體字表示。例如：保護工作表可以防止無意中被竄改
• 按鈕：指示使用者按下某鍵或組合鍵或與滑鼠鍵組合時，例如：按下Ctrl+C
• 下加底線：提示要注意的重點。
• 加框段落：額外的補充說明，或者是加註例外況狀等

  這一段文章作為補充說明